Planear un evento requiere hacer muchos preparativos, como qué catering contratar, el mobiliario que se necesitará, qué día elegir, etc., pero uno de los elementos principales, del que prácticamente depende toda la organización es el espacio en el que tendrá lugar. Y es que, tanto el éxito del acontecimiento como la experiencia de los asistentes, dependen directamente de la elección del lugar.
Independientemente de que se trate de un evento de empresa como de una celebración particular, como un cumpleaños, boda o cena de alumnos, encontrar el sitio perfecto puede ser complicado. Por este motivo, cada vez más personas y empresas acuden a profesionales, como Viva la Pepa Eventos para que les asesoren.
Para ayudarte en esta tarea, en este artículo te contamos 6 de los aspectos principales indispensables que debes tener en cuenta en el alquiler de espacios.
¿Qué aspectos del alquiler de espacios para eventos?
Encontrar un espacio o local ideal donde poder celebrar cualquier tipo de evento es imprescindible para garantizar una buena imagen y una agradable experiencia de los participantes. Sin embargo, esto no es todo. Seleccionar un lugar adecuado afecta a la logística de la organización, haciendo que sea más sencilla, pero además, facilita el acceso de asistentes y proveedores.
Como siempre vas a tener muchos espacios para eventos disponibles entre los que escoger, te contamos los 6 factores claves para que la selección sea más sencilla.
1. Objetivo del evento
Lo primero que debes tener claro es por qué organizas el evento en cuestión, ya que esto te permitirá saber qué requisitos debe cumplir el espacio o local. De esta manera, podrás filtrar entre el alquiler de espacios para eventos para fiestas, para presentaciones de productos, para una feria comercial, etc.
2. Tamaño del sitio que necesitas
Cuando tengas definido el objetivo del acontecimiento, podrás planear el número de asistentes que deseas invitar. Este aspecto es primordial, pues alquilar un lugar demasiado pequeño hará que la experiencia sea incómoda para todos los participantes, mientras que si el sitio es demasiado grande dará una impresión poco acogedora y se verá medio vacío.
3. Accesibilidad al lugar
No pierdas de vista que los invitados puedan llegar al espacio o local elegido de distintas maneras. Optar por lugares que ofrezcan estacionamiento suficiente para quienes acudan en su coche particular, o a los que se pueda llegar en transporte público, como el metro, tren o autobús, garantiza que nadie falte a la cita y la tasa de participación no se vea afectada.
4. Reputación del espacio
No importa si buscas alquiler de espacios para cumpleaños o para un evento corporativo de gran importancia, no olvides comprobar la reputación del local o espacio para saber de antemano qué esperar. Una rápida investigación por los portales de opiniones de Internet y las redes sociales te dará información de otros usuarios de primera mano.
5. Instalaciones y otros servicios
Para asegurar el éxito del evento, el sitio tendrá que cumplir con los requisitos técnicos y de comodidad adecuados. Revisa con atención la acústica, las áreas de descanso, las condiciones de iluminación, si pueden instalarse equipos audiovisuales, etc. Pregunta también si cuentan con servicios de limpieza o seguridad propios o si hay técnicos que te puedan ayudar.
6. Presupuesto para gastos
Además de tener que ajustarse a las necesidades de la celebración, el espacio o local que vayas a alquilar tendrá que ceñirse al presupuesto que tengas. Lleva un control de todos los gastos relacionados con la organización y lee bien el contrato de alquiler para saber exactamente cuánto te va a costar el evento. Compara varias opciones para encontrar la más rentable.
Deja el alquiler de locales y espacios para eventos en manos de profesionales
Teniendo en cuenta los aspectos que hemos señalado anteriormente, podrás elegir más fácilmente el lugar indicado para tu próximo evento de empresa, fiesta de cumpleaños, reunión de alumnos o cualquier otro acontecimiento. Pero aun así, te llevará un tiempo y esfuerzo comparar entre las distintas alternativas que puedes llegar a encontrar.
En cambio, confiar en Viva la Pepa Eventos, especializada en espacios en alquiler en Madrid, hace que encontrar el sitio indicado sea mucho más rápido y eficiente. Esta empresa posee un extenso catálogo de locales, espacios, salas y fincas en la capital, por lo que solo tienes que explicarle qué tipo de evento quieres organizar y qué requisitos tiene que cumplir el emplazamiento.
Estos profesionales te asesorarán durante el proceso de selección, pero además pueden ayudarte con otros aspectos de la logística de tu celebración, como la decoración, el entretenimiento, el catering y mucho más. Por eso, siempre que necesites alquilar un lugar para una celebración importante, no dudes en ponerte en contacto con ellos.
